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标  题: Word八大省力小帮手
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\Word可说是现代人每天都会用到的文书软体，但是你真的了解怎麽用得快与好吗？其实Word当中还暗藏了许多不为人知的好用技巧，可以让你更快搞定所有文件。

作者:蔡□骏

2006.04.12／ 第344期


Tips1：Word帮你自动存档

□常常打了一个早上的文件，结果因为当机又忘记存档，让你一个早上的心血全功尽弃吗？让Word 在幕後帮你做好随时存档的功夫。

Step1：在功能表上选择【工具】→点选【选项】→选择【储存】分页
Step2：勾选「储存自动回复资讯时间间隔」→在「每___分钟」内输入你想要word帮你自动储存的间隔频率，或是利用上下键更改。

温馨小提醒：
1.还是不要忘记常常存档的习惯（按下存档键或是按Ctrl-S）。
2.如果你同时打开了多个文件一起编写，要存档时不需要跳到一个个视窗按存档，只要按著Shift 键，然後用滑鼠点选【档案】，就可以看到一个【全部储存】的功能选项，按下即可以将全部的文件快速存档。



Tips2：垂直选取
□通常，你不会经常需要垂直选择一个文章区块，但是当你打开一个档案，在每一行字的前头都出现一堆乱码，或是你想要复制每一行字的开头标题，你就可能要一行一行删除或复制。但是如果学会这个技巧，保证三秒钟马上搞定。

Step1：同时按著Alt键和滑鼠左键，垂直拖曳游标，选取你想要的文字部分

Step2：选择好之後，放掉滑鼠左键，就完全选取。之後你就可以复制或是删除文字。


Tip3：滑鼠不灵敏，也能快速选取
□常常因为滑鼠不灵敏，或是所要选取的□围长达好几页，总是不能准确地用滑鼠选择到想要的文字段落吗？其实除了用滑鼠左键拖拉，还有一种滑鼠点击法，只要按住shift，用滑鼠点两下，可以更快速准确地选取文字

Step1：如果要选取一个字句、或是一段文字，将游标移到你想选取段落的起头，用滑鼠左键点击一下。

Step2：按住Shift键，再将游标移到想反白的结尾，再用滑鼠左键点击一下，就搞定了。


Tips4：快速转换英文大小写

□当你打完所有文件，才突然发现英文标题都没有大写，其实你不用再重打一次，Word可以帮你快速转换英文大小写。

Step1：先选取要修正的文字後，在功能表上选择【格式】→【大小写转换】→你就可以在选单中选择你想要的大小写格式。

Step2：还有一种快速转换英文大小写格式的方法，是你选取文字之後，按Shift+F3，每按一次，就会转换一种大小写的格式。


Tips5： 设定你喜爱的表格格式

□Word预设的表格格式是最简单的表格样式，如果你想要让表格更美观，更加易读，Word还有提供多种样式让你选择。

Step1： 开启一个内含表格的文件，或是建立一个新表格。

Step2：将游标移到表格内，然後点选功能表上的【表格】→选择【表格自动设定】，就会跳出表格自动设定的视窗。

Step3：在该视窗内有很多种表格的选择，可以先在小视窗内预览表格的样式。一旦找到你喜欢的表格，点选它并点选【确定】，就搞定了。


Tips6：上礼拜打的文件，三秒钟找到
□只要打开功能表上的【档案】，你通常会从下拉式选单的下方，看到四个你最近开启过的文件档案，可以帮助你快速开启最近在使用的文件档，而但是对於日理万机的你，四个真的够吗？其实Word可以帮你列出最多九个最近开启的文件档，让你不用为找一份前一个礼
拜打的文件，在电脑档案夹里找半天。

Step1：选择功能表上的【工具】→点选【选项】→选择【一般】分页。

Step2：在【最近使用档案的清单】框里，键入你想要在【档案】功能表上呈现的档案数量，然後按【确定】，系统就会记忆住你的偏好。

温馨小提醒：
每个人都要秘密。如果你使用的是公共的电脑，而你想把你最近使用过的档案藏起来，不想让下一个使用者知道，只要取消【最近使用档案的清单】前面的打勾符号，就完全不会显示了。


Tips7：懒人打字法第一招：自动图文集
□在工作文件中，总是会有一些经常重复出现的字眼，像是日期、公司的住址、名称，在每个文件上要键入这些又臭又长的资讯时，总是相当耗时。事实上，只要给Word一两个字的提示，它可以帮你打字喔！

Step1：选取你想要让word帮你自动键入的文字段落。（记得要连「段落标记」都要选取，如果没有看到段落标记的符号，可以点选功能表上的【工具】→选择【选项】→选择【检视】分页→将【段落符号】前的空格打勾。）

Step2：选好之後，点选功能表上的【插入】→选择【自动图文集】，会自动跳出一个对话框，自己选择一个记得住而且四个字元以上的指令名，点选【新增】即可。

Step3：要使用自动图文，只要键入你刚刚输入的指令名，Word就会跳出一个对话框，只要按下Enter 或 F3，Word就会自动帮你完成完整的文字段落（你刚刚打的指令名则会消失。）

Step4：如果你忘记你的指令名，只要再点选功能表上的【插入】→选择【自动格式设定】，会出现一个你曾经建立过的列表，只要选择再点选【插入】→【确定】。


Tips8：懒人打字法第二招：自动校正
□Word 的「自动校正」功能，可以帮你检查文件中的英文拼法有没有拼错，并自动帮你改正。但我们也可以用它来帮我们键入又臭又长的固定文件内容，而且不用像「自动图文集」一样，还要按Enter 或 F3，系统就会自动帮你转换。譬如说只要键入「zz」，Word就会
帮你打上你的e-mail住址。

Step1：点选功能表上的【工具】→选择【自动校正】，就会跳出一个对话框视窗。

Step2：在「取代」空格上，键入你想要的指令名（最少两个英文字即可，譬如：zz）

Step3：在「成为」空格上，键入你希望Word帮你打的文字内容（譬如说：你的e-mail 地址），按【新增】後，再按【确定】。

Step4：现在只要你按zz後按下空白键，word就会自动跳出你的e-mail住址。

温馨小提醒：
这个方法的缺点就是word不会再询问你，是否真的要转换成你原先设定的文字内容，就直接转换。譬如你真的是要打zz，而不是你的e-mail地址，只要再按一下【复原】键，系统就会再自动转换回来zz。


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